Rozdíly mezi efektivní a neefektivní prodejnou

Zeptali jsme se 100 prodejen na jejich pokladní a skladový systém a na způsob, jakým s nimi pracují. Odpovědi nás docela překvapily, a proto jsme se rozhodli napsat tento článek, v němž vám odhalíme, proč některé prodejny bioproduktů zbytečně ztrácí čas rutinními činnostmi namísto toho, aby rozvíjely svůj byznys a dále rostly. Inspirujte se a prodávejte s lehkostí.

Pokladní systém jako zadrhnutý motor

Před časem jsme dělali průzkum toho, jaké pokladní systémy prodejny používají. K našemu překvapení z dat vyplynulo, že více než 70 % prodejen používá účetní systémy, které mají pokladnu pouze jako doplněk (doplňky na takové platformě tvoří 10–20 % ze všech funkcí).

Jako důvod výběru právě takového systému prodejci uvedli, že se inspirovali u svých známých, kteří nejčastěji pracují s účetním systémem Pohoda. Když jsme se však zeptali, jak jsou s volbou pokladního systému spokojeni, až na několik výjimek uvedli, že nejsou.

Zde jsou některé odpovědi:

„Uživatelský komfort není ideální. Program je zastaralý a ovládání je komplikované”.

„Asi to má hodně funkcí a umí spoustu věcí, ale já využívám jen skladové karty a příjemky zboží”.

„Program často padá a stále něco řeším s technickou podporou.”

V čem spočívá problém

Proč jsou tedy stále dominantou účetní systémy, i když jsou robustní a těžkopádné?

Změna systému, na kterém běží pokladní terminály, sklady a další agenda, je černou můrou pro všechny majitele nebo provozní prodejen. Strach ze zdlouhavého a nákladného zaškolování personálu do systému a převádění skladu a kompletních dat je však natolik velký, že změnu raději odloží a dají přednost diskomfortu před rizikem spojeným s přechodem na jiné řešení.

Jde to jinak, lépe

Existují lepší varianty pokladních systémů. Takové, které jsou zaměřeny právě na efektivní provoz prodejen. Nám se v praxi nejvíce osvědčila DOTYKAČKA (dotykacka.cz). Přechod je jednoduchý a rázem ušetříte spoustu času, který můžete věnovat rozvoji byznysu, odpočinku nebo rodině.

Skladový systém spíše na okrasu než k užitku

Dalším zajímavým zjištěním, které odhalil náš průzkum, bylo, že každá prodejna pracuje se skladovým systémem zcela odlišně. Nejčastěji se jednalo o následující scénáře:

• Skladový systém vůbec nevyužíváme. O tom, co je a není na skladě, víme pouze tak, že se podíváme do regálu a pak do skladu. Co nám chybí, to objednáme.

• Skladový systém využíváme jen jako evidenci zboží. Vidíme, jaké zboží se prodává a které naopak ne. Objednáváme intuitivně a podle toho, co nám chybí v regále a není na skladě.

• Skladový systém využíváme, a to tak, že příjemku zboží od dodavatele „naskladníme“. Evidujeme tedy stav zboží na skladě a podle toho, co nám chybí, bychom teoreticky měli objednávat. Jelikož ale nemáme čas zboží rychle naskladnit a inventuru nejsme schopni dělat pravidelně, nakonec stejně objednáváme tak, že zkontrolujeme regály a sklad a pak pošleme objednávku.

• Skladový systém využíváme a podle něj objednáváme. Popravdě jsem ze sta oslovených prodejen nenašel jedinou, která by tento scénář reálně praktikovala.

Co tyto scénáře ukazují?

Z výše uvedeného je jasně vidět, že prodejny skladový systém žalostně potřebují. K tomu, aby byla práce se skladovými zásobami efektivní a splnila patřičná očekávání, jim však chybí správné uchopení skladového systému a zvládnutí technických a procesních záležitostí.

V čem je zakopaný pes

Proč tedy prodejci skladový systém dostatečně nevyužívají a mají ho spíše jen jako doplněk? I na to jsme se jich zeptali.

Zdlouhavé naskladňování zboží

Nejčastějším argumentem byla časová náročnost při naskladňování položek do systému, kdy každou z nich musí zapsat ručně a v případě, že dodací list dodavatele obsahuje několik desítek položek zboží, zabere to hodiny a hodiny času. Výsledkem pak ale často bývá situace, že zboží už je na prodejně, ale stále nevybalené a nezaevidované.

Někteří, zejména větší distributoři, nabízí možnost automatického naskladnění, ale jestliže prodejna objednává od 40 nebo dokonce 80 dodavatelů, respektive pokud podíl objednaného zboží tvoří ⅓, tak stejně musí ⅔ času věnovat ručnímu naskladňování.

Strašák jménem inventura

Druhým nejčastějším argumentem, proč se nelze spolehnout na objednávání podle skladových zásob, je nedostatek času na pravidelné inventury a nejistota, zda zboží v systému skutečně odpovídá realitě na skladu.

Proč tomu tak je? Odpovědí je lidský faktor. Omyly při markování, drobné krádeže zboží, neevidence odpisů, chybějící EAN u některých produktů, nedopatření při příjmu zboží na sklad atd. Tak to prostě bývá a všechny nesrovnalosti dokáže odhalit právě tolik obávaná inventura. Jelikož je na ni čas pouze mimo prodejní dobu a někdy je potřeba zaplatit další pracovníky, kteří by se jí chopili, provádí se například jen jednou za rok.

Jak z tohoto kolotoče ven?

Pakliže se inventura nenastaví jako povinná firemní činnost, nikdy nezískáte úplnou kontrolu nad svým skladem – co tam je, co lze objednat, co se dobře prodává nebo co je naopak ležákem. A právě přehled o tom, co se dobře prodává a co ne, je jedním z předpokladů, jak vést prodejnu efektivně.

„Když něco nemůžete změřit, nemůžete to ani řídit”.

Řešení je nasnadě

Vyberte si systém, ve kterém se vám bude uživatelsky dobře pracovat a zjednoduší vám agendu spojenou s naskladněním zboží a s inventurou. Takový, v němž rychle uvidíte, jaké produkty mají zákazníci rádi a které z nich je nezaujaly a nemá tedy smysl je dále objednávat.

Naše řešení – ibistore.cz – umožňuje jednotlivé položky naskladnit během chvilky, aniž byste je museli otrocky přepisovat ručně a v historii objednávek vidíte přehledně všechny důležité informace včetně dokladů a faktur.

Oblíbené funkce v iBi STORE

• Chcete udělat rychlou objednávku? Použijte kopii poslední objednávky.
• Nemáte čas prohlížet stovky produktů dodavatele? Nastavte si oblíbený sortiment.
• Chcete si připravit objednávky dopředu? Vytvořte si jich hned několik najednou.

Zeptejte se nás, poradíme!

Na příkladech z praxe vám ukážeme, jak jsme pomohli jiným prodejnám zefektivnit provoz a které nástroje a technické vybavení se jim osvědčily. Neváhejte se na nás obrátit a mějte ze svého podnikání opět větší radost.

Možná právě na tento impuls už delší dobu čekáte. Zavolejte, napište nebo přijďte a my vám poradíme mimo jiné například i s tím, jak zvýšit zisk na každém výrobku nebo podle čeho vybírat vhodné zboží do své prodejny.

Za tým iBi STORE

Slávek